PANDUAN PENGGUNA

Fitur Pendaftaran Pasien

Panduan lengkap cara mendaftarkan pasien baru, mendaftarkan ke layanan, dan mengelola riwayat medis pasien di SAFFMedic.

SAFFMedic SIMRS · Versi 1.0 · Modul Front Office · Pasien

Pendahuluan

Manual book ini berfungsi sebagai panduan resmi penggunaan fitur Pendaftaran Pasien pada aplikasi SAFFMedic. Dokumen ini ditujukan agar penggunaan sistem berjalan efektif, akurat, dan sesuai prosedur Front Office faskes (fasilitas kesehatan).

Fitur Pendaftaran Pasien adalah pintu masuk utama bagi pasien sebelum mendapat pelayanan medis. Petugas Front Office menggunakan fitur ini setiap hari untuk meregistrasi pasien baru dan mengarahkan mereka ke layanan yang sesuai dengan kebutuhan.

Gambaran Umum Fitur

Fitur Pendaftaran Pasien berfungsi untuk mendaftarkan pasien di bagian Front Office. Menu Pendaftaran ini menjadi pintu bagi pasien untuk dapat meneruskan ke pelayanan yang dituju.

Melalui fitur ini Anda dapat mendaftarkan pasien ke 4 jenis pelayanan utama:

  • IGD (Instalasi Gawat Darurat) — untuk kondisi darurat
  • Rawat Jalan (RJ) — untuk konsultasi poliklinik
  • Rawat Inap (RI) — untuk pasien yang menginap
  • Medical Check Up (MCU) — untuk pemeriksaan kesehatan menyeluruh

Setiap layanan dapat menggunakan berbagai jenis pembayaran — baik asuransi (BPJS, asuransi swasta) maupun umum (mandiri/pribadi).

Memahami Alur Pendaftaran Pasien

Sebelum masuk ke langkah teknis, mari pahami dulu alur keseluruhan proses pendaftaran. Diagram berikut menggambarkan perjalanan pasien dari saat tiba di Front Office hingga selesai dilayani:

Gambar 1. Alur kerja pendaftaran pasien — dari registrasi awal sampai pelayanan selesai.

Penjelasan Setiap Tahap

  1. Registrasi Pasien Baru — Pasien yang pertama kali datang ke faskes harus diregistrasi dengan data lengkap (nama, NIK, alamat, kontak, dll). Hanya dilakukan sekali untuk setiap pasien.
  2. Pasien Tersimpan — Setelah berhasil diregistrasi, sistem otomatis memberi Nomor Rekam Medis (mis. I-000493) yang akan menjadi identitas pasien selama-lamanya di sistem.
  3. Status: Offline — Pasien berstatus Offline saat belum/tidak sedang dalam pelayanan aktif. Dari sinilah Anda bisa mendaftarkannya ke salah satu layanan.
  4. Pilih Layanan — Pilih 1 dari 4 jenis layanan (IGD, RJ, RI, MCU) sesuai kondisi/keperluan pasien.
  5. Status: Online (Sedang Dilayani) — Setelah daftar layanan, pasien berstatus Online dan masuk dalam antrian pelayanan.
  6. Pendaftaran Selesai — Setelah pelayanan selesai, pasien kembali ke status Offline dan bisa didaftarkan ke layanan baru kapan saja.

Status Pasien: Offline vs Online

Ada konsep penting yang harus Anda pahami: setiap pasien memiliki status real-time berupa Offline atau Online. Status ini menentukan apa yang bisa Anda lakukan terhadap pasien tersebut.

Status Arti Bisa Daftar Layanan Baru?
Offline Pasien sudah terdaftar di sistem tapi sedang tidak dilayani. Belum/sudah selesai semua layanan. ✓ Ya, bisa didaftarkan
Online Pasien sedang dalam pelayanan aktif — IGD, RJ, RI, atau MCU yang belum diselesaikan. ✗ Tidak — selesaikan dulu
Aturan Penting Pasien hanya bisa berada di satu pelayanan aktif pada satu waktu. Misal pasien sedang Rawat Inap (Online), maka tidak bisa didaftarkan ke Rawat Jalan/MCU sebelum pelayanan Rawat Inap-nya diselesaikan dulu. Hal ini menjaga integritas data dan menghindari konflik jadwal pelayanan.

Cara Mengakses Fitur

  1. Buka browser di perangkat Anda.
  2. Masukkan alamat web SAFFMedic.
  3. Login menggunakan akun Anda.
  4. Klik menu Pasien di sidebar.
Lokasi Dashboard → Pasien

1Registrasi Pasien Baru

Langkah ini dilakukan saat pasien pertama kali datang ke faskes Anda dan belum pernah terdaftar di sistem sebelumnya. Hanya dilakukan sekali per pasien.

Langkah Registrasi

  1. Pada halaman Pasien, klik tombol hijau Registrasi di pojok kiri-atas.
  2. Akan terbuka form pengisian data pasien. Isi semua data dengan lengkap dan benar — terutama kolom dengan tanda bintang merah (*) yang wajib diisi.
  3. Setelah data terisi, ada checkbox "Data sesuai dengan NIK" — centang jika data yang diinput memang sama persis dengan KTP pasien.
  4. Klik tombol Kirim WhatsApp untuk menyimpan registrasi.
  5. Akan muncul pop up notifikasi "Registrasi Berhasil" dengan ikon centang hijau.
2 Pilihan Setelah Registrasi Berhasil A. Kirim WhatsApp ke Pasien — Klik tanda X pada pop up notifikasi, lalu klik tombol Kirim WhatsApp. Pasien akan menerima pesan konfirmasi registrasi. B. Lewati Kirim WhatsApp — Klik tanda X pada form, Anda akan langsung diarahkan ke halaman Profil Pasien.

Gambar 2. Halaman Profil Pasien setelah registrasi berhasil — pasien sudah punya Nomor Rekam Medis (contoh: I-000493).

Pasien Berhasil Terdaftar Pada tahap ini Anda sudah berhasil mendaftarkan pasien baru ke sistem. Pasien memiliki Nomor Rekam Medis yang menjadi identitas permanen — tidak akan berubah selama pasien aktif di faskes Anda.

2Pilih Pasien (Status Offline)

Untuk mendaftarkan pasien yang sudah pernah terdaftar (existing) ke pelayanan baru:

  1. Klik menu Pasien di sidebar.
  2. Anda akan melihat daftar kartu pasien dengan status berwarna di pojok kanan-atas tiap kartu:
    • Offline — bisa didaftarkan ke layanan baru
    • Online — sedang dalam pelayanan, tidak bisa didaftarkan ulang
  3. Klik salah satu kartu pasien yang berstatus Offline.

Gambar 3. Daftar pasien — Maria status Offline (bisa didaftarkan), Natasha & Febry status Online (sedang dilayani).

Halaman Profil Pasien

Setelah klik kartu pasien, Anda akan masuk ke halaman Profil Pasien. Di bagian Riwayat Medis, terdapat 4 tombol pelayanan:

Gambar 4. Profil Pasien Maria — di bagian Riwayat Medis ada 4 tombol untuk mendaftarkan ke layanan.

Mengenal 4 Jenis Layanan

Setiap layanan memiliki kebutuhan data berbeda. Sebelum memilih, pahami dulu perbedaannya melalui diagram berikut:

Gambar 5. Perbandingan 4 jenis layanan — masing-masing memiliki field khas yang berbeda (ditandai dengan ★).

Field yang Sama untuk Semua Layanan

Beberapa field selalu muncul di setiap jenis layanan (kecuali field khusus per layanan):

  • Departemen / Cabang — Pilih departemen/cabang faskes terkait.
  • Nomor Antrian — Input nomor antrian pasien (biasanya sesuai antrian fisik).
  • Penanggung Jawab Pembayaran — Pilih jenis pembayaran (Pribadi, BPJS, Asuransi, dll).
  • Cara Masuk — Pilih bagaimana pasien datang (Datang Sendiri, Diantar, Rujukan, dll).
  • Kondisi Masuk — Pilih kondisi pasien saat datang (Tampak Normal, Sakit, Kritis, dll).
  • Tanggal — Pilih tanggal & waktu kedatangan pasien.

3Daftarkan ke IGD (Gawat Darurat)

Untuk pasien yang membutuhkan penanganan darurat (kecelakaan, serangan jantung, dll), klik tombol + Gawat Darurat di halaman Profil Pasien.

Gambar 6. Form pendaftaran IGD — perhatikan field khusus Triage.

Field Khas IGD: Triage

Selain field umum, IGD memiliki field khusus yaitu Triage — sistem klasifikasi prioritas penanganan berdasarkan tingkat kegawatan pasien:

Triage Arti
MERAH Prioritas tertinggi — pasien butuh penanganan segera (mengancam nyawa).
KUNING Prioritas mendesak — kondisi berat tapi tidak langsung mengancam nyawa.
HIJAU Tidak mendesak — pasien dapat menunggu, kondisi stabil.
HITAM Pasien sudah meninggal saat tiba — tidak ada tindakan medis.

Setelah semua field terisi, klik Simpan untuk menyimpan pendaftaran IGD, atau klik Kirim WhatsApp jika ingin sekaligus mengirim notifikasi ke pasien.

4Daftarkan ke Rawat Jalan

Untuk pasien yang ingin konsultasi dokter atau pemeriksaan poliklinik tanpa menginap di faskes, klik tombol + Rawat Jalan.

Gambar 7. Form pendaftaran Rawat Jalan — perhatikan field khusus Kelas dan Unit Poli.

Field Khas Rawat Jalan

  • Kelas — Pilih kelas pelayanan (I, II, III, atau VIP). Berpengaruh pada tarif konsultasi.
  • Unit Poli — Pilih poli sesuai keluhan pasien (Poli Umum, Poli Gigi, Poli Anak, Poli Penyakit Dalam, dll).
Tip — Tanyakan Keluhan Pasien Tanyakan keluhan pasien terlebih dahulu untuk memilih Unit Poli yang tepat. Salah pilih poli akan menyebabkan pasien antri di tempat yang salah dan harus didaftarkan ulang.

5Daftarkan ke Rawat Inap

Untuk pasien yang perlu menginap di faskes (operasi, perawatan intensif, observasi), klik tombol + Rawat Inap.

Gambar 8. Form pendaftaran Rawat Inap — perhatikan field khusus Kelas, Kamar, dan Ranjang.

Field Khas Rawat Inap

  • Kelas — Pilih kelas perawatan (I, II, III, VIP). Berpengaruh pada tarif dan fasilitas kamar.
  • Kamar — Pilih nama kamar (mis. Anggrek, Mawar, sesuai master kamar di faskes).
  • Ranjang — Pilih ranjang yang masih tersedia di kamar tersebut. Sistem otomatis hanya menampilkan ranjang yang kosong — ranjang yang sedang dipakai pasien lain tidak akan muncul.
Penting Pastikan kamar dan ranjang sudah disiapkan secara fisik sebelum mendaftarkan pasien. Setelah disimpan, ranjang otomatis "terkunci" untuk pasien tersebut dan tidak bisa dipakai pasien lain.

6Daftarkan ke Medical Check Up

Untuk pemeriksaan kesehatan menyeluruh (pre-employment, karyawan tahunan, dll), klik tombol + Medical Check Up.

Gambar 9. Form pendaftaran MCU bagian atas — banyak field khusus terkait pekerjaan pasien.

Field Khas MCU

Field Cara Mengisi
Nomor Referensi Input nomor referensi pasien (mis. nomor surat tugas dari perusahaan).
S/N Serial number pasien — identifikasi unik dari perusahaan pengirim.
Dept/Service Departemen kerja pasien di perusahaan asal.
Lokasi Kerja Lokasi/cabang tempat pasien bekerja.
Jenis Pemeriksaan Pilih jenis pemeriksaan MCU (mis. Pre-Employment, Annual, Khusus, dll).
Paket Pelayanan Pilih paket MCU yang sudah didaftarkan di master. Memilih paket akan otomatis mengisi Modul Checkup di bawah.
Jenis Pasien Pilih jenis pasien (mis. Karyawan, Calon Karyawan, dll).

Modul Checkup

Bagian akhir form MCU adalah Modul Checkup — daftar pemeriksaan yang akan dilakukan pasien. Centang sesuai kebutuhan, atau biarkan terisi otomatis jika Anda sudah memilih Paket Pelayanan.

Gambar 10. Modul Checkup — 9 jenis pemeriksaan yang bisa dicentang sesuai kebutuhan pasien.

Setelah semua field terisi, klik Simpan — data pasien akan diproses pada pendaftaran sesuai pelayanan yang sudah diinputkan.

6 Tindakan pada Riwayat Medis

Setelah pasien terdaftar di layanan, riwayat pendaftaran akan muncul di tabel Riwayat Medis halaman Profil Pasien. Pada setiap baris, ada tombol Aksi (⋮) yang membuka 6 tindakan:

Gambar 11. Enam tindakan yang dapat dilakukan pada Riwayat Medis pasien.

Gambar 12. Dropdown menu Aksi yang muncul saat tombol Aksi (⋮) diklik.

Penjelasan detail setiap tindakan dibahas pada Langkah 7-11 di bawah.

7Kirim Pesan WhatsApp

Untuk mengirim notifikasi konfirmasi (mis. nomor antrian, jadwal, poli) ke pasien via WhatsApp:

  1. Pada baris Riwayat Medis, klik tombol Aksi (⋮).
  2. Pilih menu Kirim Pesan WhatsApp.
  3. Akan muncul pop-up dengan form pesan WhatsApp.

Gambar 13. Pop-up Kirim Pesan WhatsApp — dengan template dan variabel dinamis.

Langkah Pengiriman

  1. Pilih Template — gunakan template pesan yang sudah ada (mis. Rawat Jalan) untuk mempercepat.
  2. Sesuaikan Isi Pesan — edit isi pesan jika perlu. Anda bisa klik variabel di bagian Available Variables untuk menyisipkan data dinamis (nama pasien, no. antrian, poli, dll).
  3. Pilih Perangkat — biarkan "Biarkan sistem memilih" atau pilih perangkat WhatsApp spesifik.
  4. Klik tombol hijau Kirim WhatsApp.
Tentang Variabel Dinamis Variabel seperti {{ patient_name }} atau {{ reference_queue }} akan otomatis diganti dengan data pasien saat pesan dikirim. Misal {{ patient_name }} akan menjadi "Maria" saat dikirim ke pasien bernama Maria.

8Persetujuan Layanan

Persetujuan Layanan (Informed Consent) adalah bukti tertulis bahwa pasien sudah menyetujui ketentuan pelayanan di faskes. Dokumen ini penting untuk aspek legal dan etika kefarmasian.

Langkah Cetak Persetujuan

  1. Pada baris Riwayat Medis, klik tombol Aksi (⋮).
  2. Pilih menu Persetujuan Layanan.
  3. Akan muncul pop-up dengan info persetujuan dan dua tombol di bawah.

Gambar 14. Pop-up Persetujuan Layanan — dengan tombol Lihat dan Cetak persetujuan.

Tombol Fungsi
Lihat Persetujuan Menampilkan detail informasi persetujuan layanan di layar — siapa yang menyetujui, kapan, dan tanda tangan digital.
Cetak Persetujuan Mencetak persetujuan dalam lembar fisik (PDF) untuk arsip dan tanda tangan basah pasien jika diperlukan.

9Cetak Label Pasien

Label pasien adalah sticker identitas yang biasanya ditempel pada berkas rekam medis, sample laboratorium, atau gelang identitas pasien. Untuk mencetak:

  1. Pada baris Riwayat Medis, klik tombol Aksi (⋮).
  2. Pilih menu Cetak Label Pasien.
  3. Akan muncul jendela Pilih Format dengan beberapa pilihan.

Gambar 15. Jendela Pilih Format Label — 2 style (Polos / Border) × 3 ukuran.

Pilihan Format Label

A. Style

  • Polos — Tidak ada garis hitam pada pinggiran kertas. Cocok untuk sticker cetak yang sudah memiliki batas warna sendiri.
  • Border — Tersedia garis hitam pada pinggiran kertas. Memudahkan pemotongan manual.

B. Ukuran & Tingkat Detail

Ukuran Tingkat Detail Informasi yang Dimuat
50 × 20 Ringkas Nama, No. RM, Tgl Lahir, Jenis Kelamin
50 × 30 Ringkas Nama, No. RM, Tgl Lahir, Jenis Kelamin
35 × 135 Lengkap Nomor Referensi, Nomor Registrasi, Nama, No. RM, Tgl Lahir, Jenis Kelamin, Dokter Pemeriksa
Tip — Pilih Ukuran Sesuai Kebutuhan Gunakan ukuran 50×20 atau 50×30 untuk sticker rekam medis dan sample lab. Gunakan ukuran 35×135 untuk gelang identitas pasien (lebih panjang dan detail).

10Membatalkan Pendaftaran Pasien

Jika pasien tidak jadi mengikuti pelayanan (mis. pasien batal datang, salah daftar layanan, dll), Anda bisa membatalkan pendaftaran:

  1. Pada baris Riwayat Medis, klik tombol Aksi (⋮).
  2. Pilih menu Batal (ikon ❌ merah).
  3. Akan muncul pop-up Alasan Pembatalan.
  4. Isi keterangan alasan pembatalan (contoh: "tidak jadi daftar").
  5. Klik tombol hijau Proses untuk mengonfirmasi.

Gambar 16. Pop-up Alasan Pembatalan — wajib diisi sebelum klik Proses.

Penting Tuliskan alasan pembatalan yang jelas dan informatif. Alasan ini tercatat dalam history pasien dan bisa berguna untuk audit atau review nanti. Hindari alasan kosong atau ambigu seperti "salah" — lebih baik tulis "salah pilih poli, akan didaftar ulang".

11Menyelesaikan Pendaftaran Pasien

Kadang pendaftaran pasien masih menggantung di sistem (status "Sedang Dilayani") padahal pasien sudah selesai dilayani secara fisik. Untuk membersihkannya:

  1. Pada baris Riwayat Medis, klik tombol Aksi (⋮).
  2. Pilih menu Selesai (ikon ✗ — meskipun ikonnya silang, ini fungsinya menyelesaikan).
  3. Akan muncul pop-up konfirmasi "Selesai — Layanan Akan Diselesaikan".
  4. Klik tombol hijau Oke untuk mengonfirmasi.

Gambar 17. Pop-up konfirmasi sebelum menyelesaikan pendaftaran.

Gambar 18. Status berubah menjadi Selesai (badge hijau) setelah dikonfirmasi.

Catatan Penting Setelah pendaftaran diselesaikan dari menu Pasien: ✓ Status pendaftaran berubah jadi Selesai. ✓ Status di menu pelayanan terkait juga ikut berubah. ✗ Namun tanggal keluar masih kosong — Anda harus melengkapinya secara manual melalui menu Pelayanan terkait (IGD/RJ/RI/MCU).

Tips & Catatan Penting

  • Verifikasi NIK saat registrasi. Pastikan NIK yang diinput sesuai dengan KTP asli pasien. Centang checkbox "Data sesuai NIK" hanya jika benar-benar sudah verifikasi.
  • Cek status pasien sebelum mendaftarkan ke layanan. Pasien dengan status Online sedang dalam pelayanan aktif — selesaikan dulu pelayanan tersebut sebelum mendaftarkan ke layanan baru.
  • Pilih jenis layanan dengan tepat. Tanya pasien (atau keluarganya) dengan jelas: konsultasi biasa → RJ, butuh menginap → RI, kondisi darurat → IGD, pemeriksaan menyeluruh → MCU. Salah pilih layanan menyebabkan pasien antri di tempat yang salah.
  • Triage IGD harus akurat. Penentuan triage (Merah/Kuning/Hijau/Hitam) mempengaruhi prioritas penanganan. Konsultasikan dengan perawat IGD jika ragu menentukan triage.
  • Cek ketersediaan ranjang untuk RI. Sistem hanya menampilkan ranjang yang kosong. Pastikan kamar & ranjang sudah disiapkan secara fisik sebelum konfirmasi pendaftaran RI.
  • Manfaatkan Paket Pelayanan di MCU. Memilih paket akan otomatis mengisi Modul Checkup — jauh lebih cepat dibanding mencentang satu per satu. Pastikan paket MCU sudah didaftarkan di master.
  • Kirim WhatsApp untuk konfirmasi. Gunakan fitur Kirim WhatsApp segera setelah pendaftaran untuk memberitahu pasien nomor antrian, jadwal, dan poli — meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi miskomunikasi.
  • Cetak label dengan ukuran tepat. Sesuaikan ukuran label dengan kebutuhan: 50×20/50×30 untuk berkas/sample, 35×135 untuk gelang identitas pasien rawat inap.
  • Beda Batal vs Selesai. Gunakan Batal jika pasien benar-benar tidak jadi dilayani (perlu alasan). Gunakan Selesai jika pelayanan sudah berakhir secara fisik tapi belum di-update di sistem.
  • Selalu tindak lanjut "Selesai" dengan update tanggal keluar. Setelah klik Selesai dari menu Pasien, ingat untuk masuk ke menu Pelayanan dan isi tanggal keluar agar data lengkap untuk laporan.
  • Pasien bisa punya banyak Riwayat Medis. Sepanjang hidup, pasien bisa terdaftar di banyak pelayanan (mungkin puluhan kali). Semua tercatat di Riwayat Medis dengan tanggal masing-masing — gunakan filter tanggal untuk mencari kunjungan tertentu.
  • Cetak Persetujuan Layanan untuk dokumen legal. Selalu cetak persetujuan layanan dan minta pasien menandatangani sebagai bukti consent — terutama untuk tindakan invasif atau Rawat Inap.
Mengalami Kendala? Beberapa masalah umum dan solusinya: 1. Tombol +Rawat Jalan/dll tidak muncul — pastikan pasien berstatus Offline. Pasien Online tidak bisa daftar layanan baru. 2. Ranjang tidak muncul saat daftar RI — ranjang yang dipilih mungkin sudah penuh. Pilih kamar lain atau koordinasi dengan unit Rawat Inap. 3. Pesan WhatsApp tidak terkirim — periksa nomor HP pasien di profil sudah benar dan termasuk kode negara (mis. 62812...). 4. Status pasien tetap Online padahal sudah selesai — gunakan menu Aksi → Selesai untuk membersihkan. Jika masih kendala, hubungi tim Customer Service SAFFMedic melalui tiket support.

Penutup

Manual book ini merupakan dokumen resmi perusahaan dan dapat diperbarui sesuai dengan pengembangan aplikasi serta kebutuhan operasional. Dengan menguasai fitur Pendaftaran Pasien secara menyeluruh, petugas Front Office dapat memberikan pelayanan yang cepat, akurat, dan profesional — memberikan kesan pertama yang positif bagi pasien yang datang ke faskes Anda.

Untuk informasi atau pembaruan terbaru, kunjungi my.saffix.id atau hubungi tim Customer Service SAFFMedic melalui tiket support.

SAFFMedic SIMRS · Manual Book Fitur Pendaftaran Pasien · Versi 1.0
Untuk informasi terkini, kunjungi my.saffix.id
Apakah Artikel ini Bermanfaat? 0 Pengguna menganggap ini berguna (0 Pilih)