PANDUAN PENGGUNA

Fitur Repack / Kemas Ulang Obat

Panduan lengkap cara mengemas ulang produk farmasi dari kemasan besar ke kemasan kecil di SAFFMedic.

SAFFMedic SIMRS · Versi 1.0 · Modul Farmasi · Inventori

Pendahuluan

Manual book ini berfungsi sebagai panduan resmi penggunaan fitur Repack (atau Kemas Ulang Obat) pada aplikasi SAFFMedic. Dokumen ini ditujukan agar penggunaan sistem berjalan efektif, akurat, dan sesuai prosedur kefarmasian.

Fitur Repack dirancang khusus untuk klinik, apotek, dan rumah sakit yang sering membeli obat dalam kemasan besar (misalnya botol 10 liter, drum, atau bulk) dan perlu memecahnya menjadi kemasan-kemasan yang lebih kecil untuk distribusi internal atau penjualan eceran.

Gambaran Umum Fitur Repack

Fitur Repack digunakan untuk membuat kemasan ulang dari suatu produk farmasi ke wadah baru. Fungsinya untuk mempermudah proses distribusi, penyesuaian dosis pasien, atau menjual kembali dalam ukuran yang lebih kecil.

Contoh Skenario Penggunaan

Bayangkan apotek Anda membeli alkohol 96% dalam botol besar 10 Liter dari distributor dengan harga grosir. Kemasan besar ini sulit dijual eceran kepada pasien dan susah didistribusikan ke unit-unit kerja di klinik. Solusinya, Anda mengemas ulang alkohol tersebut menjadi 10 botol kecil masing-masing 1 Liter, sehingga lebih praktis untuk distribusi internal (ke IGD, poli, dsb) dan bisa dijual eceran dengan margin keuntungan yang lebih baik.

Manfaat Repack ✓ Distribusi mudah — kemasan kecil bisa dibagi ke berbagai unit kerja sesuai kebutuhan. ✓ Penyesuaian dosis — bisa disesuaikan dengan kebutuhan resep dokter atau prosedur klinis. ✓ Margin lebih baik — beli grosir kemasan besar, jual eceran dengan harga yang lebih menguntungkan. ✓ Stok terkontrol — sistem otomatis menghitung pengurangan stok asal dan menambah stok hasil.

Memahami Konsep Repack

Sebelum masuk ke langkah teknis, mari pahami dulu konsep dasar fitur Repack secara visual. Diagram di bawah ini menggambarkan bagaimana 1 wadah besar diubah menjadi beberapa wadah kecil melalui proses repack:

Gambar 1. Konsep fitur Repack — contoh kasus alkohol 96% dari botol 10 Liter menjadi 10 botol kecil 1 Liter.

Istilah Penting dalam Fitur Repack

Istilah Definisi
Obat Sumber (Bahan Baku) Produk awal yang akan dikemas ulang. Biasanya kemasan besar — contoh: alkohol 10 Liter.
Obat Hasil (Kemasan Baru) Produk baru hasil pengemasan ulang. Biasanya kemasan lebih kecil — contoh: alkohol botol 1 Liter.
Qty Dipakai Jumlah obat sumber yang digunakan dalam proses repack. Akan mengurangi stok obat sumber.
Qty Hasil Jumlah obat hasil yang terbentuk. Akan menambah stok obat hasil.
Sisa Obat Sumber Sisa bahan baku yang tidak terpakai dalam proses (mis. tumpah, tidak cukup untuk 1 kemasan penuh). Otomatis dikembalikan ke stok obat sumber.
HPP (Harga Pokok Penjualan) Biaya modal per unit obat hasil — dihitung otomatis dari nilai aset obat sumber yang dipakai.
Verifikator Apoteker penanggung jawab yang memverifikasi proses repack — wajib dipilih saat membuat repack.

Bagaimana Stok & HPP Berubah

Salah satu hal terpenting yang perlu Anda pahami adalah bagaimana sistem otomatis menghitung stok dan HPP saat Repack dibuat. Diagram di bawah ini menjelaskan perhitungan ini secara visual:

Gambar 2. Alur perubahan stok & perhitungan HPP saat proses Repack berjalan.

Penjelasan Singkat

  • Stok Obat Sumber berkurang sebesar Qty Dipakai. Contoh: stok awal 141 L, dipakai 10 L → stok akhir 131 L.
  • Stok Obat Hasil bertambah sebesar Qty Hasil. Contoh: stok awal 0 botol, hasil 10 botol → stok akhir 10 botol.
  • HPP Obat Hasil dihitung otomatis: Total Nilai Aset Obat Sumber ÷ Qty Hasil. Contoh: (10 L × Rp 15.000) ÷ 10 botol = Rp 15.000 per botol.
  • Sisa Obat Sumber otomatis dikembalikan ke stok jika ada. Contoh: dari 10 L dipakai, sisa 0.5 L → stok obat sumber jadi 131 + 0.5 = 131.5 L.
Aturan Wajib — Harga Jual > HPP Sistem akan menolak penyimpanan jika Anda menginput Harga Jual Baru lebih rendah atau sama dengan HPP Baru. Pastikan harga jual selalu lebih tinggi dari HPP untuk margin keuntungan yang sehat. Contoh: jika HPP Rp 15.000, harga jual minimal Rp 15.001 (idealnya jauh di atas).

Cara Mengakses Fitur

Ikuti langkah berikut untuk membuka fitur Repack Obat:

  1. Buka browser di perangkat Anda (Chrome, Firefox, Edge, dll).
  2. Masukkan alamat web SAFFMedic yang sudah diberikan.
  3. Login menggunakan username dan password Anda.
  4. Klik menu Farmasi di sidebar.
  5. Pilih sub-menu Inventori.
  6. Klik menu Repack Obat.
Lokasi Farmasi → Inventori → Repack Obat

1Buka Form Buat Repack

Pada halaman Repack Obat, Anda akan melihat daftar transaksi repack yang sudah pernah dibuat. Untuk membuat repack baru:

  1. Klik tombol hijau + Buat Repack di pojok kiri-atas halaman.
  2. Anda akan diarahkan ke form pengisian dengan tiga bagian utama:
    • Informasi Repack — data umum transaksi
    • Obat Sumber (Bahan Baku) — produk asal yang akan di-repack
    • Obat Hasil (Kemasan Baru) — produk hasil repack

2Isi Informasi Repack

Bagian pertama yang harus diisi adalah Informasi Repack — data umum tentang transaksi repack yang akan dibuat.

Gambar 3. Bagian Informasi Repack — kolom dengan tanda bintang merah (*) wajib diisi.

Kolom Status Keterangan
Unit Usaha Opsional Pilih unit usaha (cabang). Biasanya terisi otomatis sesuai user login (mis. Pusat).
Gudang Wajib Pilih gudang tempat proses repack dilakukan (mis. Gudang Utama). Stok yang berkurang/bertambah hanya di gudang ini.
Tanggal Wajib Tanggal & jam pembuatan repack. Default-nya saat ini, bisa diubah ke tanggal lampau bila perlu (mis. backdate).
Departemen Wajib Pilih departemen yang melakukan repack (mis. D1).
Divisi Opsional Pilih divisi (mis. Operasional).
Verifikator Wajib Pilih apoteker penanggung jawab yang memverifikasi proses repack ini. Nama verifikator akan muncul di formulir cetakan.
No. Invoice (Repack) Otomatis Nomor dokumen otomatis dari sistem (contoh: RP-26041109-001). Tidak bisa diubah manual.

3Pilih Obat Sumber (Bahan Baku)

Pada bagian Obat Sumber (Bahan Baku), Anda akan memilih produk asal yang akan di-repack — yaitu kemasan besar yang akan dipecah menjadi kemasan lebih kecil.

Gambar 4. Bagian Obat Sumber — pilih obat, batch, dan input kuantitas yang dipakai.

Langkah Pengisian

  1. Pilih Obat Asal — klik kolom Pilih Obat Asal, lalu ketik nama obat yang akan di-repack. Pilih dari hasil pencarian (contoh: 24 Alkohol 96%).
  2. Pilih Batch & Expired Date — sistem menampilkan daftar batch yang tersedia beserta tanggal kadaluarsanya. Klik radio button di kolom # untuk memilih batch tertentu. Sistem akan menampilkan stok yang tersedia untuk batch tersebut.
  3. Cek Stok Tersedia — kolom Stok Tersedia (Base Unit) menampilkan jumlah stok yang tersedia. Pastikan jumlah ini cukup untuk repack yang akan dilakukan.
  4. Input Qty Dipakai — masukkan jumlah obat sumber yang akan digunakan dalam proses repack ini. Contoh: 10 (artinya 10 Liter alkohol akan dipakai).
  5. Isi Catatan (opsional) — tuliskan keterangan tambahan jika diperlukan. Contoh: "Repack alkohol 10 liter menjadi botol kecil".
Penting — Pilih Batch yang Benar Jika obat asal memiliki beberapa batch dengan tanggal kadaluarsa berbeda, prioritaskan untuk repack batch dengan tanggal kadaluarsa paling dekat (FEFO — First Expired First Out) agar tidak ada obat yang terbuang karena kadaluarsa.

4Pilih Obat Hasil (Kemasan Baru)

Bagian Obat Hasil (Kemasan Baru) adalah tempat Anda menentukan produk apa yang akan dihasilkan dari proses repack ini.

A. Mencari atau Menambah Produk Baru

Klik kolom Pilih Obat Hasil — akan muncul jendela pencarian produk:

Gambar 5. Jendela Cari Produk — gunakan tombol + Tambah untuk membuat produk baru bila belum ada di master.

  • Jika produk sudah ada — ketik nama produk di kolom Cari produk... lalu pilih dari hasil pencarian.
  • Jika produk belum ada — klik tombol hijau + Tambah di pojok kanan-atas jendela. Anda akan diarahkan ke form pembuatan produk baru. Isi datanya (nama, satuan, kategori, dll), simpan, lalu kembali ke form repack.
Tip — Siapkan Master Produk Dulu Sebaiknya buat produk-produk hasil repack di menu Master → Produk sebelum membuat repack. Ini akan membuat proses repack lebih cepat dan menghindari kesalahan input data master di tengah-tengah proses.

B. Mengisi Detail Obat Hasil

Setelah memilih obat hasil, lengkapi data berikut:

Gambar 6. Bagian Obat Hasil — sistem otomatis menghitung HPP Baru berdasarkan input Anda.

Kolom Cara Pengisian
Batch Baru Otomatis mengikuti batch obat asal. Tidak perlu diisi manual.
Expired Date Otomatis mengikuti tanggal kadaluarsa obat asal. Tidak perlu diisi manual.
Isi Per Kemasan Opsional. Isi berapa banyak satuan dasar yang masuk dalam 1 kemasan. Contoh: 1 Box berisi 10 Strip → input 10 dengan satuan Strip.
Qty Hasil * Wajib. Jumlah obat hasil yang terbentuk. Pilih juga satuan baru untuk produk hasil (mis. Liter, Botol, Strip). Nilai ini mempengaruhi pembentukan HPP baru.
Sisa Obat Sumber Opsional. Isi jika ada sisa bahan baku yang tidak terpakai. Sisa ini akan otomatis dikembalikan ke stok obat sumber.
Estimasi HPP Baru Otomatis dihitung sistem. Menampilkan: Total Nilai Asal, dan HPP Baru per kemasan.
Harga Jual Baru * Wajib. Input harga jual untuk produk hasil repack. HARUS lebih tinggi dari HPP Baru — jika tidak, sistem akan menolak penyimpanan.
Catatan Obat Hasil Opsional. Tuliskan keterangan tambahan tentang produk hasil. Contoh: "Hasil repack per botol dengan isian 1 liter".

5Simpan Repack

Setelah semua data terisi dengan benar, periksa kembali kemudian klik tombol hijau Simpan di pojok kanan-bawah form.

Yang Terjadi Setelah Klik Simpan ✓ Stok baru dibuat pada produk obat hasil sesuai Qty Hasil. ✓ Stok obat asal berkurang sebesar Qty Dipakai. ✓ Sisa Obat Sumber dikembalikan ke stok obat asal (jika ada). ✓ HPP & Harga Jual produk baru tersimpan di master produk. ✓ Nomor invoice repack terbentuk otomatis (mis. RP-26041109-001).

5 Tindakan pada Tombol Aksi

Setelah repack berhasil disimpan, Anda dapat melakukan 5 tindakan berbeda pada setiap baris transaksi repack melalui tombol Aksi (⋮). Berikut overview-nya:

Gambar 7. Lima tindakan yang dapat dilakukan pada setiap transaksi repack melalui tombol Aksi (⋮).

Penjelasan detail setiap tindakan dibahas pada Langkah 6 sampai 10 di bawah ini.

6Lihat Detail Repack

Untuk melihat informasi lengkap suatu transaksi repack:

  1. Pada daftar repack, klik tombol Aksi (⋮) di sisi kanan baris transaksi yang ingin dilihat.
  2. Pilih menu Lihat Detail.
  3. Halaman detail akan terbuka, menampilkan semua informasi transaksi repack.

Gambar 8. Halaman Detail Transaksi Repack — menampilkan rincian perubahan stok dan harga.

Yang Ditampilkan di Halaman Detail

  • Header — No. Dokumen, Tanggal Transaksi, Lokasi & Departemen, Dibuat Oleh, Diverifikasi Oleh.
  • Bahan Baku (Keluar) — nama obat asal, kode, Qty Dipakai, Batch, Expired Date, HPP Satuan Dasar, Total Modal Aset Keluar, Sisa Stok Fisik, dan catatan.
  • Barang Jadi (Masuk) — nama obat hasil, kode, Qty Hasil, Batch Baru, Expired Date, HPP Baru, Harga Jual Baru, dan catatan.
  • Ringkasan — Items Per Pack dan Total Kemasan.

7Cetak Formulir Hasil Repack

Repack yang sudah dibuat dapat dicetak sebagai bukti dokumen kefarmasian dalam format PDF. Langkahnya:

  1. Pada daftar repack, klik tombol Aksi (⋮) di baris transaksi yang ingin dicetak.
  2. Pilih menu Cetak.
  3. Sistem menampilkan preview formulir PDF. Dari sini Anda bisa langsung mencetak ke printer atau menyimpan sebagai file PDF.

Gambar 9. Preview formulir cetak Bukti Repack Obat — lengkap dengan kolom tanda tangan pengesahan.

Yang Termuat di Formulir Cetak Kop instalasi farmasi, No. Dokumen, Tanggal Transaksi, Departemen, Lokasi Gudang, Verifikator, Divisi Asal, A. Identitas Obat Asal (nama, kode, batch, expired, HPP, jumlah dipakai), B. Data Proses Repack & Konversi, C. Identitas Obat Hasil (nama, kode, batch baru, HPP baru, harga jual, jumlah dihasilkan), dan D. Pengesahan — kolom tanda tangan untuk Petugas Repack, Saksi (opsional), dan Apoteker Penanggung Jawab.

8Edit Repack

Jika ada kesalahan input atau perlu menyesuaikan data, repack dapat diedit dengan langkah berikut:

  1. Klik tombol Aksi (⋮) di baris repack yang ingin diedit.
  2. Pilih menu Edit.
  3. Form pengisian akan terbuka dengan data yang sudah ada. Sesuaikan data yang ingin diubah (Qty, harga jual, catatan, verifikator, dll).
  4. Klik Simpan — data repack akan ter-update dan stok dihitung ulang.
Catatan Edit Mengubah Qty Dipakai atau Qty Hasil akan otomatis menyesuaikan stok obat asal dan obat hasil. Pastikan stok obat asal masih mencukupi untuk penyesuaian baru. Jika stok tidak cukup, sistem akan menolak penyimpanan.

9Batalkan Repack

Membatalkan repack berbeda dengan menghapus — saat dibatalkan, data tetap tersimpan tetapi dengan status Batal, dan stok dikembalikan ke kondisi sebelum repack.

  1. Klik tombol Aksi (⋮) di baris repack yang ingin dibatalkan.
  2. Pilih menu Batalkan.
  3. Akan muncul window konfirmasi. Klik Ya, Batalkan untuk mengonfirmasi.
  4. Status repack berubah menjadi Batal dan stok dikembalikan otomatis.
Yang Terjadi Saat Batal ✓ Stok obat hasil yang sebelumnya bertambah, kembali ke 0 (hilang). ✓ Stok obat asal yang sebelumnya berkurang, kembali bertambah sebesar Qty Dipakai. ✓ Data masih tersimpan di daftar dengan status Batal — berguna untuk audit trail.

10Hapus Repack

Menghapus repack akan menghilangkan data secara permanen dari daftar dan mengembalikan stok ke kondisi sebelum repack.

  1. Klik tombol Aksi (⋮) di baris repack yang ingin dihapus.
  2. Pilih menu Hapus.
  3. Akan muncul window konfirmasi. Klik Ya, Hapus untuk mengonfirmasi.
  4. Data repack hilang dari daftar dan stok dikembalikan otomatis.
Peringatan Data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan. Tidak ada audit trail untuk data yang dihapus. Jika Anda butuh tetap memiliki jejak transaksi untuk keperluan audit atau laporan, gunakan menu Batalkan daripada Hapus.

Batalkan vs Hapus — Mana yang Harus Dipilih?

Pertimbangan Batalkan Hapus
Stok dikembalikan? ✓ Ya ✓ Ya
Data tersimpan untuk audit? ✓ Ya (status BATAL) ✗ Tidak
Bisa dikembalikan? ✗ Tidak ✗ Tidak
Cocok untuk? Repack yang gagal/salah, tapi perlu jejak Salah input total, tidak perlu jejak

Tips & Catatan Penting

  • Siapkan master produk hasil terlebih dahulu. Buat produk-produk hasil repack di menu Master → Produk sebelum melakukan repack agar prosesnya lebih cepat dan tidak terputus di tengah jalan.
  • Gunakan prinsip FEFO untuk pilih batch. Saat memilih batch obat asal, prioritaskan yang First Expired First Out — yaitu batch dengan tanggal kadaluarsa paling dekat — agar obat tidak kadaluarsa sebelum sempat dipakai.
  • Periksa stok sebelum input Qty Dipakai. Pastikan stok obat asal mencukupi. Sistem akan menolak jika Qty Dipakai melebihi stok tersedia.
  • Harga jual harus > HPP. Sistem akan menolak penyimpanan jika harga jual sama atau lebih rendah dari HPP. Hitung dulu HPP yang muncul di "Estimasi HPP Baru" sebelum mengisi harga jual.
  • Manfaatkan kolom Sisa Obat Sumber. Jika dari proses repack ada sisa (mis. tidak cukup untuk 1 kemasan penuh), input di kolom Sisa Obat Sumber. Sisa ini akan otomatis dikembalikan ke stok obat asal — tidak terbuang sia-sia.
  • Cetak formulir untuk arsip fisik. Cetak formulir repack untuk ditandatangani oleh Petugas Repack, Saksi, dan Apoteker Penanggung Jawab — sesuai dengan ketentuan dokumentasi kefarmasian.
  • Isi catatan dengan jelas. Kolom catatan di Obat Sumber dan Obat Hasil membantu rekan kerja memahami alasan repack — sangat berguna saat audit atau review transaksi lama.
  • Pilih Batalkan, bukan Hapus, jika ragu. Jika ada kesalahan repack, lebih aman menggunakan menu Batalkan karena data tetap tersimpan untuk audit. Gunakan Hapus hanya untuk repack yang baru dibuat dan benar-benar salah input.
  • Pastikan Verifikator yang tepat. Pilih apoteker penanggung jawab yang benar sebagai Verifikator — nama mereka akan tercetak di formulir bukti repack sebagai pihak yang memvalidasi proses kefarmasian ini.
  • Tanggal repack mempengaruhi laporan. Tanggal yang Anda pilih akan masuk ke laporan inventori. Pastikan tanggal sesuai dengan tanggal proses fisik di lapangan, terutama saat backdate (input transaksi yang dilakukan kemarin).
Mengalami Kendala? Jika sistem menolak penyimpanan repack: 1. Periksa stok — Qty Dipakai mungkin melebihi stok tersedia.
2. Periksa harga jual — pastikan harga jual lebih tinggi dari HPP Baru.
3. Periksa kolom wajib — pastikan semua kolom bertanda * sudah terisi.
4. Periksa batch & expired date — pastikan sudah dipilih di tabel Batch. Jika masih kendala, hubungi tim Customer Service SAFFMedic melalui tiket support.

Penutup

Manual book ini merupakan dokumen resmi perusahaan dan dapat diperbarui sesuai dengan pengembangan aplikasi serta kebutuhan operasional. Dengan memahami fitur Repack secara menyeluruh, Anda dapat mengelola inventori farmasi dengan lebih efisien, menghemat biaya, dan meningkatkan margin keuntungan penjualan obat eceran.

Untuk informasi atau pembaruan terbaru, kunjungi my.saffix.id atau hubungi tim Customer Service SAFFMedic melalui tiket support.

SAFFMedic SIMRS · Manual Book Fitur Repack / Kemas Ulang Obat · Versi 1.0
Untuk informasi terkini, kunjungi my.saffix.id
Apakah Artikel ini Bermanfaat? 0 Pengguna menganggap ini berguna (0 Pilih)