Pengajuan Pengeluaran
Ajukan pendanaan kebutuhan operasional departemen atau divisi Anda dengan alur persetujuan terstruktur di SAFFMedic.
- Tentang Fitur Pengajuan Pengeluaran
- Cara Mengakses Fitur
- Langkah 1 — Buat Pengajuan Baru
- Langkah 2 — Isi Asal & Tujuan Pengajuan
- Langkah 3 — Lengkapi Rincian Biaya
- Langkah 4 — Simpan Pengajuan (3 Opsi)
- Langkah 5 — Persetujuan Item Pengajuan
- Langkah 6 — Cetak Pengajuan
- Langkah 7 — Edit Pengajuan
- Langkah 8 — Hapus Pengajuan
- Tips & Catatan Penting
Tentang Fitur Pengajuan Pengeluaran
Fitur Pengajuan Pengeluaran berfungsi sebagai media bagi user untuk mengajukan pendanaan pada bidang pekerjaannya. Kebutuhan akan fasilitas pada departemen atau divisi tertentu diajukan kepada pihak yang lebih berwenang untuk dievaluasi dan disetujui.
Dengan fitur ini Anda dapat:
- Membuat pengajuan baru — lengkap dengan rincian item, kuantiti, dan dokumen pendukung.
- Memproses persetujuan — menyetujui atau menolak tiap item pengajuan secara individual atau sekaligus.
- Mencetak, mengedit, dan menghapus pengajuan sesuai kewenangan dan status data.
Tersedia di 2 menu:
Manajemen Farmasi Lebih fleksibel sesuai kebutuhan tiap departemen
Cara Mengakses Fitur
Ikuti langkah berikut untuk membuka fitur Pengajuan Pengeluaran:
- Buka browser Anda
- Masukkan alamat web yang sudah diberikan oleh pihak SAFFMedic
- Login menggunakan username dan password yang sesuai
- Klik menu Farmasi atau Manajemen
- Pilih Akuntansi
- Klik fitur Pengajuan Pengeluaran
1 Buat Pengajuan Baru
Pada halaman daftar Pengajuan Pengeluaran, klik tombol Buat Pengajuan di bagian atas halaman. Sistem akan membuka form input pengajuan baru.
2 Isi Asal & Tujuan Pengajuan
Pada bagian Asal Pengajuan dan Tujuan Pengajuan, pastikan semua data yang wajib sudah terisi. Berikut bidang yang perlu Anda lengkapi:
| Bidang | Status | Keterangan |
|---|---|---|
| Unit Usaha | WAJIB | Pilih unit usaha apabila belum terisi otomatis |
| Departemen Asal | OPSIONAL | Departemen tempat pengajuan dibuat |
| Divisi Asal | OPSIONAL | Divisi tempat pengajuan dibuat |
| Tanggal Pengajuan | WAJIB | Pilih tanggal pengajuan dibuat |
| Penerima Pengajuan | OPSIONAL | Pilih nama user yang akan menerima pengajuan Anda |
| Keterangan | OPSIONAL | Berikan keterangan dari pengajuan Anda |
3 Lengkapi Rincian Biaya
Pada bagian Rincian Biaya, masukkan setiap item atau keperluan yang diajukan. Setiap baris item terdiri dari:
- Nama Item / Keperluan — deskripsi singkat barang atau jasa yang diajukan.
- Kategori Pengajuan — pilih kategori yang sesuai (mis. ATK, alat medis, perlengkapan, dll).
- Kuantiti — jumlah unit kebutuhan Anda.
- Catatan — penjelasan tambahan untuk item bersangkutan (spesifikasi, urgensi, dll).
- Dokumen Pendukung — lampirkan file dalam format JPEG atau PDF sebagai bukti atau referensi.
Format Lampiran yang Didukung:
JPEG PDF Format lain (PNG, DOCX, XLSX) tidak akan diterima oleh sistem.
4 Simpan Pengajuan — 3 Opsi
Setelah semua data terisi, klik tombol Simpan. Pada tombol ini terdapat 3 opsi penyimpanan yang dapat Anda pilih:
| Opsi | Status Awal | Keterangan |
|---|---|---|
| Simpan sebagai Draft | Draft | Data disimpan dengan status Draft dan belum final, sehingga belum bisa disetujui. Cocok untuk menyiapkan pengajuan secara bertahap. |
| Simpan dan Cetak | Pending | Data disimpan final dengan status Pending dan otomatis mencetak bukti pengajuan. |
| Simpan | Pending | Data disimpan final dengan status Pending tanpa mencetak. |
5 Persetujuan Item Pengajuan
Pengajuan yang sudah dibuat tidak langsung masuk ke pihak yang dituju. Data dengan status Pending harus diproses dulu untuk tiap item yang diajukan.
5a. Buka Detail Pengajuan
- Klik tombol Aksi pada baris pengajuan yang akan diproses
- Pilih Detail
- Pilih item yang akan disetujui maupun yang akan ditolak
5b. Setujui atau Tolak Item
Tersedia dua cara memproses item:
| Tombol | Fungsi |
|---|---|
| ✓ Setujui | Menyetujui satu item secara individual |
| ✕ Tolak | Menolak satu item secara individual (wajib mengisi alasan) |
| ✓ Setujui Semua | Menyetujui seluruh item dalam satu pengajuan sekaligus |
| ✕ Tolak Semua | Menolak seluruh item sekaligus (wajib mengisi alasan penolakan) |
Setelah Pemrosesan:
- Status tiap item akan berubah otomatis sesuai dengan persetujuannya.
- Pada bagian History Approval, akan tercatat siapa yang memproses, kapan, dan keputusannya.
- Untuk item yang ditolak, alasan penolakan wajib diisi dan akan ikut tercatat di History.
6 Cetak Pengajuan
Pengajuan yang sudah dibuat dapat dicetak kapan saja sebagai bukti dokumen fisik. Langkahnya:
- Klik tombol Aksi pada baris pengajuan
- Pilih tombol Print — akan muncul preview cetakan dalam format PDF
- Cetak atau download PDF sesuai kebutuhan Anda
7 Edit Pengajuan
Pengajuan yang dapat diedit hanya pengajuan dengan status Belum Diproses. Pengajuan yang sudah disetujui sebagian atau seluruhnya tidak dapat diubah.
Langkah-langkah:
- Klik tombol Aksi pada baris pengajuan
- Pilih tombol Edit
- Sesuaikan data yang harus Anda edit (asal, tujuan, rincian biaya, dll)
- Klik Simpan — data Anda akan berhasil terupdate
8 Hapus Pengajuan
Sama seperti Edit, pengajuan yang dapat dihapus hanya pengajuan dengan status Belum Diproses.
Langkah-langkah:
- Klik tombol Aksi pada baris pengajuan
- Pilih tombol Hapus
- Klik OK pada pop up verifikasi — data Anda akan terhapus
Tips & Catatan Penting
- Gunakan Draft untuk pengajuan kompleks: Jika pengajuan memiliki banyak item dan butuh waktu menyiapkannya, gunakan opsi Simpan sebagai Draft agar data tidak hilang dan bisa dilanjutkan kemudian.
- Manfaatkan Setujui / Tolak Semua: Untuk efisiensi, gunakan tombol Setujui Semua atau Tolak Semua jika keputusan Anda untuk seluruh item dalam satu pengajuan sama.
- Lampirkan dokumen pendukung: Pengajuan yang dilengkapi bukti (penawaran, foto kondisi barang, referensi harga) cenderung lebih cepat disetujui. Format yang didukung hanya JPEG dan PDF.
- Edit & Hapus terbatas: Begitu pengajuan diproses (sebagian item disetujui/ditolak), tombol Edit dan Hapus akan terkunci. Pastikan data sudah benar sebelum sampai ke tahap persetujuan.
- Isi alasan penolakan dengan jelas: Alasan tolak yang spesifik (mis. “Stok masih cukup, ditunda 1 bulan”) membantu pengaju untuk follow-up yang tepat.
- Pakai History Approval: Manfaatkan riwayat persetujuan untuk audit trail dan menelusuri keputusan jika ada pertanyaan dari pihak terkait.
- Manajemen vs Farmasi: Pilih menu yang sesuai dengan jenis kebutuhan. Farmasi umumnya untuk kebutuhan obat & alkes, Manajemen untuk kebutuhan operasional umum.
Apabila Anda menemukan masalah saat membuat, memproses, atau mencetak Pengajuan Pengeluaran, silakan hubungi Customer Service SAFFMedic. Tim kami siap membantu.
SAFFMedic SIMRS · Panduan Pengguna Pengajuan Pengeluaran
Dokumen ini dibuat untuk membantu pengguna memahami fitur Pengajuan Pengeluaran. Untuk informasi terkini, kunjungi my.saffix.id
